Servicio Comercial de Estados Unidos en Argentina – Recomendaciones en la comunicación escrita

Recomendaciones prácticas para la comunicación escrita

A continuación le presentamos unas pocas recomendaciones prácticas que le permitirán establecer una comunicación escrita eficaz con empresas estadounidenses. El modelo de carta es particularmente útil.

1. La correspondencia de negocios con empresas de Estados Unidos debe estar redactada en idioma inglés. El estilo debe ser claro, simple y directo.

2. La carta debe ser breve, clara y precisa, ya que de la misma el destinatario se formará una imagen del que escribe y de su empresa. No más de una carilla.

3. Al entablar contacto con una empresa por primera vez conviene hacerlo siempre dirigiéndose a alguna persona en particular. Si es el encagado de comercio exterior, tanto mejor.

3. La estructura de la comunicación, ya sea por correo electrónico o fax, debe constar básicamente de lo siguiente:

Presentación: Hoja con membrete, normalmente pre-impreso.

Lugar y fecha: Ciudad, Mes/día/año (Buenos Aires, September 2, 2002)

Destinatario: Nombre y apellido, cargo, empresa y dirección del destinatario

Saludo inicial: Dear Mr. o Ms. (apellido)

Contenido:

Explicación de la razón de ser o finalidad del mensaje. Por qué y para qué le escribe.
Presentación de la empresa, debiendo detallar preferentemente:
- Tipo de empresa (fabricante, distribuidor, minorista, importador directo, representante, trading, etc.)
- Descripción de sus productos o servicios. Rubro industrial en el que desempeña sus actividades.
- Cantidad de empleados en la empresa.
- Año de constitución de la empresa.
- Ventas anuales
- Territorio de venta que cubre su empresa

Descripción del tipo de relación comercial que desea iniciar con la firma estadounidense (compra directa, representación, distribución, joint venture, otro). Si es el caso, describa el producto que desea importar.

Información complementaria. Aquello que puede volcar una decisión a su favor: por ejemplo, cómo o dónde conoció a la empresa o destinatario. Si usted encontró la empresa en este sitio web o a través del Servicio Comercial de Estados Unidos en Argentina, menciónelo, pero tenga presente que el gobierno de Estados Unidos promueve las exportaciones de Estados Unidos y no las exportaciones argentinas a Estados Unidos.

Acción futura. Indique cuáles serán los siguientes pasos; por ejemplo, solicitar una entrevista si se tiene programado realizar un viaje a Estados Unidos, esperar su contestación en cuanto al envío de catálogos, muestras, listado de precios, etc.

Saludo final: Sincerely es un saludo simple y acertado

Firma, aclaración, cargo. Incluya todos los datos que fueran necesarios para facilitar la respuesta, si no estuvieran en el membrete. No olvide su dirección de correo electrónico y sitio web de la empresa si los tuviera.